가챠 기계 40대, 어느 기계에 무엇이 들었는지 어떻게 기억할까

가챠 기계가 열 대를 넘어가면 운영의 기본 질문이 하나 생깁니다. "몇 번 기계에 무엇이 들어 있지?" 저희는 기계 40대로 시작했는데, 처음에는 이 답이 머릿속과 포스트잇에만 있었습니다. 본인은 알아도 다른 사람은 모르고, 본인도 며칠 지나면 헷갈립니다.

배치를 머릿속에만 두면 생기는 일

• 보충할 때 두 번 왕복합니다. 창고에서는 어느 기계가 비었는지 보이지 않아, 매장을 한 바퀴 돌고 나서 다시 창고로 갑니다.
• 같은 상품을 두 기계에 넣으면 수량이 틀어집니다. 기계 두 대에 나눠 넣은 상품은 창고에 얼마가 남았는지 계산이 어긋나기 쉽습니다.
• 교대 때 설명이 반복됩니다. 가족이나 직원이 대신 문을 열면 "입구 왼쪽 세 번째가 치이카와"처럼 말로 설명해야 합니다.
• 기계 번호와 장부가 따로 놉니다. 장부에는 상품만 있고 자리가 없으니, 잔량이 틀려도 어느 기계인지 바로 찾지 못합니다.

저희가 정한 원칙

1. 기계마다 번호를 붙이고 배치도 한 장을 만듭니다. 입구에서 가까운 순서로 번호를 매기면 누구나 같은 기계를 가리킵니다.
2. 배치도에 상품과 잔량을 같이 적습니다. 자리만 있는 배치도는 금방 안 보게 됩니다. 기계 단위로 잔량이 보여야 보충 순서가 나옵니다.
3. 상품을 바꾸면 배치도부터 고칩니다. 기계를 채우고 나서 적는 게 아니라, 바꾸는 순간 그 자리를 먼저 바꿉니다.
4. 한 상품을 두 기계에 넣을 때는 나눠 적습니다. 어느 기계에 몇 개인지 따로 보여야 창고 수량이 맞습니다.

가챠매니저에서는

현황판 화면이 곧 매장 배치도입니다. 칸을 끌어다 놓아 기계 자리를 매장 모양대로 만들고, 칸마다 상품과 DP 사진, 잔량, 신상·세일 표시가 들어갑니다. 칸에 상품을 넣으면 매출장의 잔량과 연결되기 때문에 배치도와 장부를 따로 적지 않습니다. 같은 상품이 두 자리에 있으면 나뉘어 들어간 것으로 인식해 창고 수량을 맞춥니다. 손님용 현황판과 매장 QR도 같은 배치도를 쓰므로 한 번만 고치면 매장 안팎이 같이 바뀝니다. 잘 짠 배치도는 공유 갤러리에 올려 다른 매장과 나누거나, 다른 매장 것을 복사해 와서 시작할 수도 있습니다.

자주 묻는 질문

기계가 몇 대 안 되면 배치도가 필요 없지 않나요? 열 대 안쪽이어도 교대와 보충에서 차이가 납니다. 처음부터 번호를 붙여 두면 기계를 늘릴 때 다시 정리할 일이 없습니다.

매장이 ㄱ자인데 격자 배치도로 표현이 되나요? 통로 자리를 빈 칸으로 두면 됩니다. 실제 동선과 비슷하게만 만들어도 "입구 왼쪽 세 번째" 같은 설명이 사라집니다.

배치도를 바꾸면 장부도 다시 적어야 하나요? 자리를 옮기는 것과 장부는 별개입니다. 상품이 한 기계에서 다른 기계로 가도 잔량은 그대로 따라갑니다.

배치도는 매장을 아는 사람의 머릿속을 종이 한 장으로 꺼내 놓는 일입니다. 그 한 장이 있어야 보충도, 교대도, 장부도 같은 기계를 가리킵니다.