재고를 손으로 적으면 생기는 일

매장을 몇 달 운영하다 보면 이런 날이 옵니다. 장부에는 10개가 남았다고 되어 있는데 기계를 열어 보면 6개뿐입니다. 4개는 어디로 갔을까요.

재고가 어긋나는 이유

• 판매 기록 누락: 바쁜 날 몇 건을 빠뜨립니다
• 불량·파손: 캡슐이 깨지거나 상품이 불량이면 팔지 못하고 빠집니다
• 샘플·전시용: 진열용으로 꺼낸 상품을 장부에서 빼지 않았습니다
• 매장 간 이동: 다른 매대나 창고로 옮긴 걸 적지 않았습니다

이런 것들이 쌓이면 어느 순간 숫자를 믿을 수 없게 됩니다.

숫자가 틀어지면 가격까지 틀어진다

저희가 손으로 장부를 쓸 때 가장 크게 겪은 문제는 금액이었습니다. 장부의 금액이 틀어진 걸 모른 채 그 숫자를 보고 판매가를 정했고, 결국 판매가를 잘못 설정한 상품이 생겼습니다. 재고 숫자 하나, 금액 하나가 틀리면 그 뒤에 이어지는 판단이 전부 틀어집니다.

맞추는 기본 원칙

들어온 것 = 판 것 + 남은 것 + 빠진 것

이 식이 맞으면 장부가 맞는 겁니다. 안 맞으면 어딘가 빠진 기록이 있다는 뜻입니다.

빠진 것은 이유와 함께

불량, 샘플, 이동처럼 판매가 아닌데 줄어든 수량은 따로 적어야 나중에 원인을 찾을 수 있습니다.

판매는 자동으로

판매 기록을 사람이 옮기면 언젠가 빠집니다. 결제 내역에서 바로 가져오는 게 가장 확실합니다.

가챠매니저에서는

• 매입장에 들어온 수량과 원가를, 매출장에 판매·잔량을 적습니다
• 카드 결제가 자동으로 들어와 판매 기록 누락이 줄어듭니다
• 불량·샘플은 로스로 따로 기록합니다
• 들어온 수량과 판매·로스·잔량이 안 맞으면 매입장 점검에 바로 표시됩니다

숫자가 맞는 장부가 있어야 다음 발주도 정확해집니다.

자주 묻는 질문

재고가 안 맞으면 어디서부터 찾나요? 먼저 판매 기록이 빠진 날이 있는지 봅니다. 그다음 불량이나 샘플로 빠진 수량, 다른 기계로 옮긴 수량을 확인합니다. 대부분 이 세 가지 중 하나에서 원인이 나옵니다.

금액이 틀리면 어떤 문제가 생기나요? 원가나 판매가 금액이 틀리면 상품마다 남는 돈이 잘못 계산됩니다. 그 숫자를 보고 판매가를 정하거나 발주를 하면, 잘 팔리는데도 손해를 보는 상품이 생길 수 있습니다.

실사는 얼마나 자주 하나요? 잘 팔리는 상품은 자주, 나머지는 몇 달에 한 번씩 나눠서 세는 것이 현실적입니다. 실사 때 차이가 나면 그 차이를 이유와 함께 기록해 두어야 다음에 같은 문제가 반복되지 않습니다.

로스는 얼마나 생기나요? 매장마다 다르지만, 불량과 파손은 어느 매장에나 생깁니다. 중요한 건 얼마나 생기는지를 기록해 두는 것입니다.

손으로 쓰는 장부를 바로 버려야 하나요? 처음부터 모든 걸 바꾸기 어렵다면, 판매 기록처럼 가장 자주 빠지는 부분부터 자동으로 바꾸는 것이 좋습니다. 판매가 자동으로 잡히면 사람이 챙길 것은 들어온 수량과 로스만 남아, 숫자가 틀어지는 일이 크게 줄어듭니다.